綜合檔案管理信息平臺簡介

綜合檔案管理信息平臺主要應用于政府、機關(guān)、科研院所及各企事業(yè)單位，在設計方面，采用現(xiàn)今流行的程序設計語言JAVA進行開發(fā)，大大提高了系統(tǒng)運行效率、可靠性、穩(wěn)定性。同時，數(shù)據(jù)庫支持Microsoft Access,Microsoft SQL Server,MySQL,Oracle等。在通用性方面，考慮到信息資源的共享和整合，是將來信息系統(tǒng)發(fā)展的必然趨勢，故在設計中加入通用數(shù)據(jù)接口、單點登陸接口等，以供辦公系統(tǒng)及相關(guān)信息系統(tǒng)的信息共享和轉(zhuǎn)換。在數(shù)據(jù)安全方面，采用獨立的文件加解密、文件存儲下載服務器技術(shù)，提高了電子檔案的瀏覽速度，同時防止用戶非法復制及打印。在查詢利用方面，以全文檢索的方式對檔案目錄及原文進行檢索，大大提高了數(shù)據(jù)檢索的效率。在檔案業(yè)務利用方面，采用工作流引擎技術(shù)（WorkFlow），提高了檔案如鑒定、編研、借閱審批等業(yè)務工作效率。

一、系統(tǒng)特點

1、功能模塊布局合理、操作簡單方便

系統(tǒng)按照檔案管理業(yè)務流程組織設計功能模塊，所有功能在同一個界面下顯示，檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和操作一目了然，使用十分方便快捷。

2、實現(xiàn)文檔一體化管理

系統(tǒng)可以與OA、MIS、PORTAL等業(yè)務系統(tǒng)無縫連接，通過有效的前端控制，使大量有價值的電子文件按照檔案管理要求，自動、完整、規(guī)范地采集到電子檔案管理系統(tǒng)中。

3、實現(xiàn)檔案業(yè)務的全面管理

提供完整的信息收集、整理、歸檔、編研、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、查閱、借閱、庫房管理等全面自動化管理。

4、支持多全宗、多單位的管理模式

滿足集團及下屬單位不同全宗設置實體分類的需要，實現(xiàn)統(tǒng)一管理、集中及分布式存儲相結(jié)合的多全宗管理模式。

5、系統(tǒng)安全可靠

通過對角色權(quán)限設置，可以明確各級人員閱檔（文）范圍，以及相應的操作權(quán)限。檔案數(shù)據(jù)存儲在數(shù)據(jù)庫及文件服務器上，系統(tǒng)根據(jù)用戶的具體權(quán)限，控制用戶可以瀏覽的數(shù)據(jù)的范圍，以及對應的操作功能，保證檔案數(shù)據(jù)安全、可靠。

6、支持多種電子文件格式的檢索、瀏覽和顯示

提供200多種圖形、圖像、文本和電子表格等不同文件格式的歸檔管理和顯示功能；支持絕大多數(shù)文字類型文件的全文檢索功能，包括Word、Excel、PDF、TXT、RTF等常見格式。

二、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)最外層，是“信息發(fā)布系統(tǒng)”，單位可以將公開的信息發(fā)布到此系統(tǒng)中，普通用戶不需要登錄驗證，即可瀏覽此系統(tǒng)中已發(fā)布的信息，就像瀏覽新聞網(wǎng)站一樣。

同時，具有登錄權(quán)限的用戶，可以在“信息發(fā)布系統(tǒng)”的登錄入口進行登錄操作。登錄之后，用戶可以使用“個人工作”和“數(shù)據(jù)查詢”功能。“個人工作”中會列出所有從管理系統(tǒng)中發(fā)出的“待辦事宜”的消息，用戶點擊相關(guān)的消息，即可對工作進行處理；在“數(shù)據(jù)查詢”功能中，用戶可以查詢管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會根據(jù)用戶具有的數(shù)據(jù)權(quán)限，列出對應的查詢結(jié)果，用戶還可以在此功能中發(fā)起“借閱”操作，對數(shù)據(jù)對應的電子原文或?qū)嶓w文件進行借閱。

“檔案管理系統(tǒng)”中，普通用戶可以使用核心的“數(shù)據(jù)維護”和“業(yè)務功能”功能。

“數(shù)據(jù)維護”功能即是對門類數(shù)據(jù)進行日常的：增加、修改、刪除、查詢、替換等日常操作。為了方便用戶錄入數(shù)據(jù)，本系統(tǒng)特別設置了多種多樣的“字段功能”，包括：自動增加、值繼承、繼承父記錄值、組合值（將當前記錄中其他值組合為此字段的值）等等，而且“字段功能”還可以通過二次開發(fā)進行擴展。

“業(yè)務功能”是檔案管理工作中，其他業(yè)務對應的功能，例如：庫房管理、鑒定銷毀、借閱管理等，可以滿足各個崗位的工作人員的日常工作需要。

為了支撐日常的業(yè)務工作，以及為了應對不同用戶的不同需要，在系統(tǒng)支撐層，設計了“組織機構(gòu)管理”、“數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)管理”、“功能資源管理”、“權(quán)限角色管理”、“原文服務管理”、“報表引擎”等基礎功能。通過這些功能對系統(tǒng)的定義，可以方便的應對需求的變化，更加快捷、方便的滿足不同客戶的需求。

三、系統(tǒng)模式

本系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)，即服務器/瀏覽器模式，主體應用部署在服務器端，客戶端只需要有IE瀏覽器，并且能訪問本系統(tǒng)服務器即可。

為了滿足客戶具有下級單位的管理問題，本系統(tǒng)還支持多單位的管理。建立多個單位后，每個單位的用戶可以登錄自己單位的管理系統(tǒng)，使用自己單位獨立的權(quán)限設置。如果用戶具有多個單位的登錄權(quán)限，在登錄系統(tǒng)時，還可以選擇需要登錄的單位，進入到指定單位的系統(tǒng)中。在數(shù)據(jù)庫層，每個單位的數(shù)據(jù)是獨立存儲的，可以有效的分散系統(tǒng)在運行過程中的數(shù)據(jù)壓力。

四、主要解決的問題

4.1 用戶使用問題

本系統(tǒng)在設計時，充分考慮了用戶的使用習慣，采用模擬應用程序的系統(tǒng)界面，保留了諸如“列表中單選、復選、批量選擇”等功能，可以使用戶快速上手、快速熟悉。

在界面設計時，盡量滿足人體工程學的要求，使用戶鼠標滑動的軌跡最短，點擊次數(shù)最少，減少用戶使用系統(tǒng)時的工作強度。

4.2 系統(tǒng)維護問題

系統(tǒng)的“組織機構(gòu)管理”、“數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)管理”、“權(quán)限設置”、“系統(tǒng)設置”的功能，采用簡單易用的界面設計，很多界面大量采用了拖拽等功能，降低了系統(tǒng)維護的難度，使系統(tǒng)管理員、業(yè)務管理員可以方便、快捷的對系統(tǒng)進行日常的維護和管理。

4.3 數(shù)據(jù)及原文存儲問題

為了加快系統(tǒng)的查詢速度，降低數(shù)據(jù)庫的運行壓力，本系統(tǒng)對數(shù)據(jù)存儲時，采取了“分單位分表”的存儲策略。即每個單位的門類表都是獨立的、私有的，這樣在查詢時，可以在一定程度上保證數(shù)據(jù)查詢的效率，提高系統(tǒng)運行的速度。

由于檔案系統(tǒng)原文上傳量巨大，為了解決海量原文存儲的問題，本系統(tǒng)采用了“原文服務”的方式，對原文存儲進行動態(tài)的擴展。

“原文服務”支持“文件系統(tǒng)”和“WebDAV”兩種模式。系統(tǒng)可以無限制的添加任意多個原文服務，原有的原文存儲到達極限時，只需為當前單位指定一個新添加的原文服務，即可實現(xiàn)動態(tài)的原文存儲擴展。

“文件系統(tǒng)”即是當前服務器所掛載的磁盤系統(tǒng)中的文件存儲路徑，可以直接進行設置。但此種模式會受到操作系統(tǒng)管理磁盤分區(qū)2T的限制。

“WebDAV”采用公開的，基于HTTP端口的WebDAV協(xié)議進行文件傳輸。WebDAV協(xié)議具有安全、透明、高效的特點，并且已經(jīng)成為標準的協(xié)議，被絕大多數(shù)HTTP服務器支持。本系統(tǒng)中使用開源的Apache服務器作為WebDAV文件服務器，可以保證系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。

4.4 二次開發(fā)問題

本系統(tǒng)采用標準的MVC架構(gòu)，使用業(yè)界流行的STRUTS、SPRING、HIBERNATE作為基礎的開發(fā)平臺，將對系統(tǒng)的基本元素，如：組織機構(gòu)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)管理等的操作提取出來，抽象為開放的API接口。進行二次開發(fā)時，程序員只需調(diào)用這些API，即可實現(xiàn)對底層基本元素的操作，可以有效的提升開發(fā)速度。

系統(tǒng)在設計時，充分考慮了功能的擴展，在系統(tǒng)功能、門類功能、業(yè)務表功能等處均設置了開放的接口，可以根據(jù)用戶不同的需求，快速進行相應功能的開發(fā)，并且可以簡單的進行功能的掛接。

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一、系統(tǒng)特點

三、系統(tǒng)模式