綜合檔案數(shù)字化制作系統(tǒng)簡介
V 7.X
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隨著國家對紙質(zhì)檔案保管、利用的重視力度逐漸增大，每年國家投入到用于紙質(zhì)檔案材料保管的費用也在逐年遞增（包括庫房、防潮、防火、防蟲以及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工等費用），由此衍生了紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工這個行業(yè)。作為檔案行業(yè)基礎(chǔ)上衍生的檔案數(shù)字化加工行業(yè)，其特點是在傳統(tǒng)勞動密集型行業(yè)基礎(chǔ)上，引入檔案行業(yè)相關(guān)知識和技術(shù)，專門服務于檔案行業(yè)大批量紙質(zhì)檔案的電子化轉(zhuǎn)換工作。其產(chǎn)生與存在是社會生產(chǎn)力發(fā)展的必然結(jié)果。隨著和平年代社會的快速發(fā)展與進步，由此產(chǎn)生了大量紙質(zhì)材料作為歷史依據(jù)被歸檔保存，然而現(xiàn)有編制的檔案管理人員數(shù)量極其有限，除了日常實體檔案的保管之外，根本無力于電子檔案的收集、采集與轉(zhuǎn)換。因此，為了滿足檔案信息化建設(shè)的需要，需要大量的外部的專業(yè)團隊介入，以最短的時間、最低的成本投入，來完成紙質(zhì)檔案的電子化轉(zhuǎn)換工作，從而更好的提高通過電子檔案快速查詢、利用所帶來的效率，“至下而上”更進一步促進社會生產(chǎn)力的高速發(fā)展。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工行業(yè)特點：
屬于勞動密集型行業(yè)，故先從組成人員的角度來看：
1、 數(shù)字化加工人員年齡普遍較低（入世不深、便于管理）。
2、 數(shù)字化加工人員文化程度相對不高（對檔案信息的敏感度不高，降低信息安全隱患）。
3、 數(shù)字化加工人員計算機水平有限（人員培養(yǎng)需要消耗成本）。
4、 數(shù)字化加工人員流動性極大（管理層面、安全層面存在風險）。
從市場角度來看：
1、 社會需求量很大（檔案保管編制人員有限）。
2、 社會需求量在逐年遞增（社會生產(chǎn)力高速發(fā)展的必然結(jié)果）。
3、 可持續(xù)性較強（光柵圖像的電子檔案是實體檔案的快照，具有相對同等的法律效應）。
4、 市場競爭越來越激烈（進入門坎較低，加工團隊日益俱增）。
從管理及成本角度來看：
1、 加工團隊越來越專業(yè)（經(jīng)過了多個項目的經(jīng)驗積累）。
2、 加工成本逐漸降低，從而抵消通貨膨脹所帶來的利潤貶值（團隊存在的基礎(chǔ)）。
3、 團隊管理、建設(shè)的新思路層出不窮（一人一管法，沒有太多可復制的東西）。
從技術(shù)角度來看：
1、 檔案專業(yè)知識日積月累（檔案行業(yè)是一個“包容”的行業(yè)，多多少少都會涉及到各個行業(yè)的專業(yè)知識。比如搞訴訟檔案加工，就要清楚有了“送達回證”意味著可以封卷了）。
2、 軟件技術(shù)水平逐漸提高（涉足各行業(yè)的業(yè)務檔案越來越多）。
3、 電子檔案信息安全問題迫在眉睫（泄密99%發(fā)生在信息保存和利用這個環(huán)節(jié)，屬于電子檔案管理軟件系統(tǒng)平臺，在信息安全方面的設(shè)計問題。與有無保密安全資質(zhì)沒有太大關(guān)系，只是某些同行公司在商業(yè)競標中設(shè)置的門坎而已，只要企業(yè)注冊資本夠幾千萬都可以搞到，所以并不安全。美國五角大樓的機密檔案，頻頻泄密在哪個環(huán)節(jié)~o~大家都清楚）。
綜上分析，檔案數(shù)字化行業(yè)作為一個新興行業(yè)，其發(fā)展速度之快已遠遠超出預料。其成本投入及利潤空間，將與一些傳統(tǒng)行業(yè)平齊甚至趕超（如鋼鐵、石油、冶金等行業(yè)的利潤比例，不一定比檔案數(shù)字化行業(yè)高，因此有大批量的房地產(chǎn)開發(fā)商轉(zhuǎn)型）。
通過上面對檔案數(shù)字化加工行業(yè)現(xiàn)狀的分析，檔案數(shù)字化加工行業(yè)需要一套簡單、高效、安全的管理與技術(shù)作支撐，在保質(zhì)、保量的完成加工任務的同時，來降低成本損耗，提高利潤空間。我們圍繞著這個目的，同時結(jié)合十幾年的項目經(jīng)驗，逐漸完善起來了一套專門用于紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工制作的工具軟件產(chǎn)品《綜合檔案加工制作系統(tǒng)》。其軟件特點如下：
1、 設(shè)計輕巧，便于安裝攜帶
由于檔案數(shù)字化項目的不定時、不定點、不定人數(shù)的不確定性，因此要求軟件可以快速復制、安裝到位，即便只有一個人也可以立即展開工作。（Win7下需要以管理員身份安裝）。
2、 操作簡單，便于快速上手
由于數(shù)字化加工人員信息化程度不高，因此，在軟件運行與使用方面，將復雜的操作與配置隱藏在“后面”。初次接觸的操作人員可以快速上手、進入狀態(tài)，而把復雜的操作及配置，留到后續(xù)的加工過程中逐步學習（循序漸進、由淺入深）。如此一來，所有加工人員經(jīng)過一個項目后，都有可能成為項目管理人員，來帶隊做下一個項目。這樣將大大減少人員培養(yǎng)的成本，同時也降低了由于人員流動所帶來的損失。
3、 結(jié)構(gòu)設(shè)計靈活，適于多種類型檔案
隨著社會生產(chǎn)力的高速發(fā)展，新興行業(yè)、產(chǎn)業(yè)層出不窮，檔案類別千變?nèi)f化（已經(jīng)不僅僅局限于國檔局定義的七大門類）。因此，要完成不同類型檔案的數(shù)字化加工任務，需要面對不同類型檔案的目錄及層次結(jié)構(gòu)（或同時面對多種檔案門類結(jié)構(gòu)）。故需要軟件可以隨時修改或更新數(shù)據(jù)庫字段組成結(jié)構(gòu)，以此來滿足不同項目、不同門類檔案的數(shù)字化加工需求。
4、 批處理能力強大，減少人工耗時
面對海量的電子圖像數(shù)據(jù)及著錄的條目數(shù)據(jù)，如果全部加工過程完全由人員逐個、逐條、逐頁的手工完成，何談效率。因此，系統(tǒng)提供了大部分完全可以由計算機自動完成的批處理操作（如圖像的轉(zhuǎn)換合成、條目數(shù)據(jù)批量導入導出的方式來“合庫”等等），而加工人員只需把精力放在批處理前后數(shù)據(jù)的準確性對比上。
5、 按國家標準執(zhí)行，降低跑偏幾率
沒有規(guī)矩不成方圓，檔案數(shù)字化加工行業(yè)亦是如此。國家檔案局（包括中央檔案館）通過多年的實踐和研究，總結(jié)并頒布了紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的技術(shù)規(guī)范，可以說是“非�？茖W，很有遠見”。因此，軟件系統(tǒng)完全按照標準中的規(guī)范來設(shè)計，在實際實施過程中，在技術(shù)層面上防止用戶因為“跑偏”而造成的巨大損失。（很多地方檔案館還在掃描多頁TIFF，并沒有原始掃描數(shù)據(jù)的概念，更何談原始數(shù)據(jù)備份，如果災難出現(xiàn)，后果很難預料。同一份材料，掃描生成的多頁TIFF文件與PDF文件，哪個占用的磁盤空間大，哪個可以加密碼？同一頁紙，掃描生成的真彩色單頁TIFF文件與JPG文件，哪個占用的磁盤空間大？采購磁盤存儲硬件需要多花出多少錢？）
6、 自動查錯糾錯，提高加工質(zhì)量
“只要是人參與的工作，就一定會存在出錯可能”這個命題是真命題。在數(shù)字化加工過程中，有誰會說他們一定不會出錯。既然是這樣，何不在軟件設(shè)計之初，就把它考慮進去。讓軟件為其自動的判別錯誤，甚至糾正錯誤，把人員解放出來。當然，計算機不是萬能的，需要人工干預的地方也很多，但整體上可以減少人員的大部分工作量（傳統(tǒng)方式的人工查錯，會有遺漏，而計算機一旦設(shè)置好規(guī)則，則不存在這個問題）。同時，通過軟件自動批處理操作，加大了質(zhì)檢力度，從而保障最終掛接應用的數(shù)據(jù)更加準確（直到目前為止，有哪家單位敢確信，自己的檔案管理系統(tǒng)中掛接的加工數(shù)據(jù)一定沒問題）。
7、 備份數(shù)據(jù)加密，減少安全隱患
國家檔案局頒布的標準中，只是規(guī)定了加工后的原始數(shù)據(jù)要進行備份（包括光盤、硬盤備份），但沒有要求備份在磁盤中的圖像數(shù)據(jù)是否進行加密。設(shè)想一下，如果單位因為搬家，光盤遺失了怎么辦？在檔案進館或數(shù)據(jù)報送過程中，備份磁盤丟失了怎么辦？被網(wǎng)絡黑客非法復制怎么辦？因此，在某些特殊情況下，我們需要把掃描的圖像數(shù)據(jù)進行加密，增加一層安全措施。當然，在檔案圖像數(shù)據(jù)加密過程中，要考慮到主要的兩個因素。一是加密前后文件的磁盤存儲空間不變（即空間沒有變大）。二是加密單個圖像文件的時間，幾乎等于保存該圖像數(shù)據(jù)到文件的時間（即時間沒有多少延遲，本系統(tǒng)初步統(tǒng)計1小時加解密10萬頁，CPU運算速度也要考慮進去）。
8、 免費復制升級，便于傳播推廣
通過廣泛的收集并匯總?cè)珖鞯財?shù)字化團隊遇到的技術(shù)問題，將解決方案設(shè)計到加工軟件之中，從而實現(xiàn)軟件功能的更新與升級，并將升級后的加工軟件發(fā)布于網(wǎng)絡，大家又可以免費下載使用。如此循環(huán)，可以實現(xiàn)檔案數(shù)字化技術(shù)的提高、普及與推廣，從而保障檔案數(shù)字化行業(yè)的健康、高效、快速的發(fā)展，這也是我們每一個檔案人的愿望。
前面提到的是檔案數(shù)字化加工軟件的設(shè)計初衷、理念及愿望，接下來了解一下軟件具有哪些功能及技術(shù)特點。
1、檔案掃描模塊
特點：
- 通過快捷鍵操作，快速選擇掃描圖像的顏色、分辨率和文件存儲格式。
- 通過文件列表可以實時的監(jiān)控掃描的圖像是否完整和連續(xù)。
- 通過圖像預覽窗口查看掃描圖像的質(zhì)量。
- 用戶可以隨時自定義操作快捷鍵，以便于提高掃描速度。
- 所有操作完全可以由鍵盤操作控制來完成，無需太多鼠標干預。
- 通過文件加前綴或后綴名區(qū)分拼圖文件，按字母順序排序。
- 通過自定義掃描框架，使掃描儀設(shè)備只掃描選中框架區(qū)域。
- 通過掃描快捷鍵或菜單，指定掃描后文件的所在位置（F5、F6、F7鍵）。
- 自動獲取掃描儀硬件支持的功能信息（CAP），便于檢查掃描儀對Twain的支持力度。
- 通過在文件列表中選中文件，來執(zhí)行文件刪除或批量重命名等操作。
- 支持三種文件存儲模式（本地磁盤、FTP服務器端、檔案數(shù)字化服務器端），來存放掃描文件，完全內(nèi)存中壓縮，沒有本地臨時文件存儲。
【操作過程】只需兩步。根據(jù)紙張上是否存在紅頭、紅章，先按下F2或F4鍵，來選擇指定的顏色類型、文件格式。然后，按下F5（或F6、F7）鍵啟動掃描過程。
2、圖像處理模塊
特點：
- 通過文件夾列表，快速選中文件存放目錄，同時打開圖像文件。
- 只要檔案圖像信息被用戶處理過，系統(tǒng)會自動保存圖像信息。
- 圖像優(yōu)化處理過程，可由鍵盤和鼠標的組合操作來完成。
- 自動化處理操作，可大大減少了每一頁電子檔案的處理時間。
- 用戶可以隨時自定義操作快捷鍵，以便于提高圖像處理速度。
- 真彩色圖像糾偏后，圖像內(nèi)容及邊界不再存在“鋸齒”現(xiàn)象。
- 支持通過掩碼圖像處理及合成技術(shù)，來實現(xiàn)當前圖像的高清化處理。
- 通過在文件列表中選中文件，來執(zhí)行文件刪除或批量重命名等操作。
- 支持三種文件存儲模式（本地磁盤、FTP服務器端、檔案數(shù)字化服務器端），來獲取及保存文件數(shù)據(jù)。完全內(nèi)存中壓縮/解壓縮，沒有本地臨時文件存儲。
3、干部檔案圖像高清處理模塊
特點：
- 雙路徑下文件存儲。目標路徑下存放高清處理后的圖像文件。
- 同步移動、同步縮放，便于高清處理前后圖像的比對。
- 支持圖像底色替換。用戶可以指定任意顏色為圖像的背景色。
- 支持局部高清處理。用戶可選中圖像中某個區(qū)域，然后對該區(qū)域圖像進行清晰化處理。
- 支持掩碼圖像合成。對某些小斑點較多的彩色圖像，可以通過對其掩碼圖自動去斑點，然后再合成方式，來實現(xiàn)圖像的清晰化處理。
【備注】如果來源圖像為黑白二值圖像（非真彩色圖），軟件會自動將其轉(zhuǎn)換為真彩色圖像，然后再進行清晰化處理。
4、工程圖紙拼接模塊
特點：
- 用戶可以添加多個拼接圖像碎片，沒有數(shù)量限制。
- 支持底層畫布尺寸調(diào)整。用戶可隨時根據(jù)碎片數(shù)量來調(diào)整畫布的大小。
- 仿PhotoShop軟件的圖像旋轉(zhuǎn)任意角度操作方式。
- 拼接后保存圖像，旋轉(zhuǎn)的碎片圖像邊界無“鋸齒”現(xiàn)象。
- 支持拼接碎片定位。通過選中縮略圖中的碎片圖像，來定位畫布上的實際拼接碎片。
- 支持碎片圖像透明合成，多圖像層間疊加圖像透明合成。
5、圖像文件批處理模塊
特點：
- 用戶指定文件存放的來源及目標根路徑，系統(tǒng)會自動完成海量文件數(shù)據(jù)的批處理操作。
- 動態(tài)顯示處理結(jié)果，便于用戶發(fā)現(xiàn)問題。
- 支持批處理多線程任務的停止（終止）操作。
- 處理結(jié)果列表可導出到文本文件，以便于用戶及時的改錯。
6、檔案門類維護模塊
特點：
- 系統(tǒng)內(nèi)置了全國各檔案館通用的檔案門類數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)模板。用戶通過選擇檔案門類結(jié)構(gòu)模板庫的方式來創(chuàng)建檔案門類。然后，在各門類結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，簡單修改數(shù)據(jù)庫字段結(jié)構(gòu)。
- 支持多種檔案門類的創(chuàng)建、修改和維護功能。
- 采用分層目錄結(jié)構(gòu)，建立檔案門類與其對應的檔案目錄表間的層次關(guān)系。
- 采用表格方式列舉出檔案目錄庫的字段組成結(jié)構(gòu)。用戶可直接進行修改，改后立即生效。
- 支持檔案門類結(jié)構(gòu)的導入和導出功能，方便用戶移植檔案門類結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一所有條目著錄終端的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。
【備注】在導出的門類結(jié)構(gòu)文件中包含用戶設(shè)置的檔號規(guī)則信息。
7、檔案目錄著錄模塊
特點：
- 各層目錄之間的層次結(jié)構(gòu)清晰，出錯幾率大大降低。
- 支持多種檔案門類同時著錄。用戶隨時可以選擇準備著錄的檔案門類。
- 著錄方式為表格方式，數(shù)據(jù)著錄操作比較直觀。
- 著錄數(shù)據(jù)時可以完全使用鍵盤進行操作，著錄速度很快。
- 數(shù)據(jù)字典的關(guān)聯(lián)，用戶經(jīng)常著錄的內(nèi)容可以存于字典之中，再次著錄時只需選擇即可。
- 隱藏無需著錄字段（或內(nèi)容完全相同的字段），使著錄界面變得十分簡潔、重點突出，降低出錯幾率。
- 自動填充字段內(nèi)容。用戶可以指定某一列的填充內(nèi)容，由系統(tǒng)來完成填充操作（其填充的內(nèi)容可以是連續(xù)遞增的數(shù)字，或內(nèi)容相同的文本）。
- 自動生成或批量更新“歸檔號”。著錄完畢的條目數(shù)據(jù)，符合檔案管理軟件掛接要求。
- 級聯(lián)字段自動填充。用戶可以定義卷內(nèi)目錄中的某個字段，與案卷目錄中某個字段的數(shù)據(jù)內(nèi)容相同，以此來建立對應關(guān)系，稱這兩個字段是級聯(lián)字段。在著錄過程中，系統(tǒng)自動提取案卷目錄中級聯(lián)字段的數(shù)據(jù)內(nèi)容，然后填充到卷內(nèi)目錄中與之關(guān)聯(lián)的字段中。
- 支持多字段列排序，方便著錄人員觀察條目之間的順序關(guān)系。
- 支持Excel、Access文件數(shù)據(jù)的導入與導出，方便數(shù)據(jù)遷移、匯總及階段性備份工作。
- 支持從系統(tǒng)粘貼板中復制或粘貼條目數(shù)據(jù)�？梢栽贓xcel文件中選中一塊區(qū)域復制，然后到著錄條目的末尾行，粘貼從Excel中復制的數(shù)據(jù)。或?qū)⑦x中的條目數(shù)據(jù)行復制，粘貼到Excel文件的單元格中。
- 支持組合條件查詢方式的打印操作。同時也可以選中多條記錄行，直接進行打印。
- 允許用戶自定義打印表單。用戶可以自行設(shè)計打印表單樣式。
8、打印模板設(shè)計模塊
特點：
- 操作直觀，通過鼠標拖放圖元來改變生成表單的樣式效果。
- 通過可編輯圖元綁定數(shù)據(jù)庫字段的方式，加載檔案目錄數(shù)據(jù)。
- 支持表單和表格兩種類型模板的創(chuàng)建與設(shè)計。
- 支持打印模板的導入和導出，以便于打印表單樣式的統(tǒng)一。
9、數(shù)據(jù)校對掛接模塊
特點：
- 支持多檔案門類數(shù)據(jù)校對。系統(tǒng)為每個檔案門類，單獨提供校對配置信息的數(shù)據(jù)庫存儲。
- 原文與條目的對應關(guān)系比較直觀。用戶可以選擇原文目錄，來查看匹配的數(shù)據(jù)條目，或通過選擇條目來查看匹配的原文。
- 原文圖像內(nèi)容級校對。用戶可以點擊文件列表中的文件，來打開瀏覽掃描原文。通過原文中的內(nèi)容，來判斷匹配的條錄記錄是否著錄正確。
- 系統(tǒng)輔助自動校對。系統(tǒng)隱藏了復雜的檢測校對過程，用戶只需根據(jù)實際的操作邏輯，選擇相應的操作按鈕，即可自動完成校對任務。
- 以錯誤列表方式顯示校對結(jié)果。用戶可以選中列表中的錯誤記錄，定位到原文或檔案目錄上，分析鑒別錯誤原因，及時糾正錯誤。
- 采用“原文表”方式存儲掛接后條目。系統(tǒng)完成自動掛接操作后，會在數(shù)據(jù)庫的原文表中產(chǎn)生掛接原文記錄。在后續(xù)的數(shù)據(jù)備份（光盤制作）制作完畢后，導出的光盤Access數(shù)據(jù)庫中包含有中文字段的原文表，其主鍵字段為卷內(nèi)級檔號（或文件級檔號）。
- 系統(tǒng)單獨為每個檔案門類的原文路徑設(shè)置及檔案路徑規(guī)則配置進行保存。并且不同的數(shù)據(jù)類型（原始數(shù)據(jù)或成品數(shù)據(jù)）分別進行保存。以此來保障各檔案門類、各種數(shù)據(jù)類型，在校對時不會產(chǎn)生數(shù)據(jù)來源混亂現(xiàn)象。
10、檔案數(shù)據(jù)備份模塊
特點：
- 支持多檔案門類數(shù)據(jù)備份操作。用戶可為不同檔案門類創(chuàng)建數(shù)據(jù)備份信息集。
- 支持三種類型光盤描述符：VCD、DVD、自定義類型。其中自定義類型的光盤描述符，可用來創(chuàng)建硬盤數(shù)據(jù)備份包（可以是幾十個GB）。
- 每個檔案門類下可以創(chuàng)建多個不同類型的光盤描述符。
- 支持兩種類型數(shù)據(jù)的備份，原始數(shù)據(jù)和成品數(shù)據(jù)。
- 無需指定備份數(shù)據(jù)的硬盤存放信息。不論是原始數(shù)據(jù)的備份工作，還是成品數(shù)據(jù)的備份工作。其文件存放于磁盤路徑信息及路徑規(guī)則設(shè)置情況，是在數(shù)據(jù)校對模塊中指定的，并保存到數(shù)據(jù)庫字段中。因此在實際的數(shù)據(jù)備份操作中，用戶無需關(guān)心數(shù)據(jù)的來源情況。
- 通過向已經(jīng)定義的光盤包（光盤描述符）中，移入移出檔案條目數(shù)據(jù)的方式，來完成備份數(shù)據(jù)包的邏輯劃分過程。
- 以標尺方式顯示數(shù)據(jù)容量。在實際劃分備份數(shù)據(jù)包時，用戶可以通過觀察標尺上顯示的容量刻度，來判斷是否需要再添加條目數(shù)據(jù)，還是移出一部份條目數(shù)據(jù)。
- 支持加密備份數(shù)據(jù)。備份數(shù)據(jù)加密是原文圖像級加密，而非數(shù)據(jù)庫條目級加密。也就是說，系統(tǒng)會對每一頁掃描圖像文件的內(nèi)容進行加密，而在實際瀏覽時，輸入正確密鑰才能解密瀏覽圖像文件的內(nèi)容。此加密操作只針對原始掃描圖像（單頁TIFF和JPG），而成品數(shù)據(jù)（多頁TIFF和PDF）不支持加密。
- 即時備份，延遲制作。就是說用戶可以隨時創(chuàng)建數(shù)據(jù)備份包（創(chuàng)建光盤描述符，添加條目數(shù)據(jù)），軟件系統(tǒng)是在邏輯上對用戶劃分的數(shù)據(jù)備份包進行保存，而非實際原文在磁盤上的存儲。當需要制作成備份數(shù)據(jù)包時，系統(tǒng)會根據(jù)用戶指定的磁盤路徑，創(chuàng)建并復制檔案文件及數(shù)據(jù)庫條目到該磁盤路徑下。
 【備注】只有在數(shù)據(jù)校對模塊中進行了“自動掛接”操作后，才能在光盤數(shù)據(jù)備份中獲取到實際數(shù)據(jù)磁盤容量。才能實際制作過程中，復制原文到目標文件夾下。
11、檔案數(shù)據(jù)備份模塊
特點：
- 可脫離軟件環(huán)境，在光盤上單獨運行。無需安裝檔案數(shù)字化系統(tǒng)或其它軟件。
- 可以直接查詢、定位檔案條目數(shù)據(jù)。光盤瀏覽器程序支持組合條件查詢檔案條目數(shù)據(jù)。
- 支持PDF文件的直接瀏覽。無需安裝Adobe PDF Reader，光盤瀏覽器程序可直接加載PDF文件格式的檔案數(shù)據(jù)。
- 支持瀏覽加密后的圖像數(shù)據(jù)。用戶只要輸入一次正確的數(shù)據(jù)加密密鑰，便可以瀏覽全部的加密的掃描原文。
- 支持自解密批處理過程。光盤瀏覽器程序，可以自動批量解密光盤中的圖像文件，到本地的磁盤文件夾下，用戶只需輸入正確的解密密鑰。
- 與檔案管理系統(tǒng)軟件無縫連接。光盤數(shù)據(jù)庫中包含中文字段的檔案目錄及原文表，并且以檔號作為主鍵字段，關(guān)聯(lián)各個層次的數(shù)據(jù)庫表集。在實際掛接到檔案管理軟件的過程中，對于專業(yè)的技術(shù)人員而言，只需要一兩條SQL語句，便可以完成全部的掛接操作。最后，將檔案圖像文件復制到本地磁盤上，檔案軟件指定的文件夾下即可。
【備注】采用專門的“原文表”方式，來存放掛接原文記錄的數(shù)據(jù)庫設(shè)計，是當今檔案管理軟件設(shè)計中比較通用的方式，此種方式優(yōu)勢很多（具體技術(shù)問題，可以去查資料）。如果您的檔案管理系統(tǒng)（或平臺），不是采用這種方式掛接掃描原文，建議您可以去升級檔案管理軟件了。
12、檔案路徑
如果說唯一可以描述一條無重復檔案條目的關(guān)鍵字段是“檔號”，則唯一可以描述一件電子檔案圖像文件無重復存放的則是其文件夾名。那么存放掃描原文的文件夾有哪些特點？接著分析一下。
磁盤文件存放的路徑組成形式：盤符+文件夾名+文件名。例如“C:\AAA\001.jpg”，表示盤符=“C：”、文件夾=“AAA”、文件名=“001.jpg”。由于文件夾可以多層，比如“C:\AAA\BBB\CCC\001.jpg”,則文件夾=“AAA\BBB\CCC\”。
在此基礎(chǔ)之上，如果把文件夾邏輯上劃分為兩種類型，分別為“絕對路徑”文件夾和“檔案路徑”文件夾。那么上例中的路徑可以變化為“C:\掃描原文\2013\Y\005\001.jpg”，其中，絕對路徑文件夾=“掃描原文\”，檔案路徑文件夾=“2013\Y\005\”。
如此設(shè)計之后，我們的掃描原文存放的磁盤路徑，可以隨意更改盤符和絕對路徑文件夾，其下檔案路徑文件夾的結(jié)構(gòu)不會發(fā)生任何變化。只要結(jié)構(gòu)化后檔案路徑文件夾，確保其不會發(fā)生重復即可。為避免文件夾重復（互相覆蓋）最簡單的方法，就是使用數(shù)據(jù)庫中的檔號作為文件夾名。條目不重復，文件夾名也不會重復。上例中可以變換為這樣的“C:\掃描原文\2013-Y-005\001.jpg”。到此，原文檔案存放的磁盤路徑，可以在邏輯上劃分出檔案路徑。
檔號是如何生成的？是根據(jù)檔號規(guī)則，從數(shù)據(jù)庫字段中提取出數(shù)據(jù)，經(jīng)過與“分隔符”的順序組合而產(chǎn)生的。只要確定數(shù)據(jù)庫中組成檔號的字段存在數(shù)據(jù)內(nèi)容，則檔號就有會產(chǎn)生并存在。
既然檔號可以這樣產(chǎn)生，那么檔案路徑是否也可以如此方式產(chǎn)生？答案是肯定的。上例中可以變換為這樣的“C:\掃描原文\2013\Y\005\001.jpg”。檔案路徑=“2013\Y\005\”。舉一反三，檔案路徑的產(chǎn)生規(guī)則與檔號的生成規(guī)則可以不同。如此，檔案路徑便具有了自主的獨立性，同時又具有了可規(guī)則化配置的特點（數(shù)據(jù)校對模塊中的檔案路徑規(guī)則設(shè)置，就是充分利用這一點，來實現(xiàn)軟件自動校對條目和原文）。
檔案路徑：是根據(jù)檔案條目字段的數(shù)據(jù)內(nèi)容，在指定“絕對路徑”文件夾下產(chǎn)生的“相對路徑”分層文件夾。是描述一件電子檔案圖像文件的無重復的唯一存在。
檔案路徑的理解，貫穿于整個檔案數(shù)字化加工軟件系統(tǒng)，是區(qū)別于其它文字材料掃描的主要原因。從檔案掃描開始，到數(shù)據(jù)校對掛接，都離不開對檔案路徑概念的理解。因此，花較長的篇幅來描述檔案路徑的概念。
如果說歸檔號是目錄級檔案管理系統(tǒng)軟件應用的必然條件，那么檔案路徑則是基于掃描原文級采集、加工、轉(zhuǎn)換合成乃至管理利用的必然條件。當然有人會說，我們用檔號直接作為文件夾名（或用64位數(shù)字編碼作為文件夾名絕對不重復），也可以實現(xiàn)數(shù)字化加工的全部過程，沒錯“坐家”說得對（但如果要考慮到采集、轉(zhuǎn)換的效率，及人員操作出錯誤的幾率，及人員改錯的成本。那么幾百萬頁的掃描加工下來，看看誰的成本最低就一目了然了）。從檔案路徑組合成檔號，很容易且很準確。但要將檔號拆分成檔案路徑，較費時且存在拆分錯誤（如K1?2005.001和2005-Y-001—017）。
檔案數(shù)字化加工軟件，在保證加工質(zhì)量的前提下，最大限度的降低人工成本，提高個體在單位時間內(nèi)的生產(chǎn)效率，降低出錯幾率，減少改錯成本，從而降低項目整體的加工成本、提高項目的利潤率。這是本軟件系統(tǒng)開發(fā)初衷，而非技術(shù)上的“炫酷”。
歡迎廣大檔案數(shù)字化加工團隊用戶，提出更好的建議、更有創(chuàng)意的新思路，我們可以洽談與合作。
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