組織部、黨校 魏克萃
人事檔案是國家機構(gòu)和社會組織在人事管理活動中直接產(chǎn)生的，是單位人員個人情況的歷史真實記錄和客觀反應(yīng)。它包括當事人履歷材料、自傳材料、組織鑒定、考察材料、考核情況；學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)情況的材料；同時也包括政審材料、職務(wù)任免、加入黨團組織的材料；獎勵材料、違犯黨紀材料；工資級別調(diào)整等等。它能充分反映出個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)、受獎勵處罰、行為軌跡、歷史背景及其經(jīng)歷的重大事件。高校人事檔案是高校人事部門的核心工作，是學(xué)校職稱評定、提拔任用干部、解決工資待遇等方面的重要依據(jù)，是一種重要的文獻信息資源。隨著社會的不斷進步，科技的發(fā)展，人才交流的需要，它的使用頻率將日益上升。因此，要使組織人事部門等真正做到“知人善任，人盡其才”，科學(xué)地管理人事檔案是非常重要和必要的。但是，目前高校干部人事檔案管理工作中還存在的一些問題，主要有以下
1、目前高校干部人事檔案工作中存在的主要問題
1、1“人檔分離”現(xiàn)象引發(fā)矛盾
隨著市場經(jīng)濟體制的建立和人才流動等外部環(huán)境的逐步寬松,人才流動方式更加靈活。合理的人才流動,本應(yīng)檔隨人走。但由于種種原因現(xiàn)人才流動與檔案轉(zhuǎn)遞不同步，人檔分離現(xiàn)象越來越多，從而“檔隨人走”的干部人事檔案管理模式面臨挑戰(zhàn). 高層次人才中無檔人員增多,給干部人事檔案管理工作帶來一定困難。近幾年來在人才流動過程中，普遍存在著擅自離職或經(jīng)原單位培養(yǎng)提高學(xué)歷后不回原單位工作的現(xiàn)象。這些人到新單位既沒有組織關(guān)系，也沒有檔案，而一些高校甚至為吸引人才在檔案調(diào)不到的情況下，往往采取給他們重建一份人事檔案，以致出現(xiàn)人已離開多年，而檔案仍躺在原單位檔案柜里的現(xiàn)象。管檔與管人相脫節(jié)，使干部人事檔案不能為高校干部人事工作很好的服務(wù)，同時也失去了檔案存在的意義與價值。這種做法對原單位有失公平. 因為在不知詳情的情況下,不知道引進的急需人才是否與原單位有過協(xié)議,是否已經(jīng)認真地履行;而且,沒有詳細地查閱其原始的人事檔案,對他的德能勤績廉等方面怎能做一個正確的評價? 怎能知道他是否是真正的急需人才? 重新建立起的人事檔案怎能保證客觀真實性?其工資福利待遇怎樣套算?特別到退休時工齡怎么計算？ ⋯⋯一系列矛盾的引發(fā),違背了干部人事檔案管理工作的嚴肅性、唯一性. 人檔分離，不僅僅給流動人員帶來了一定的風險,也給組織、人事部門的管理工作帶來了混亂。
1、2高校干部人事檔案信息化管理手段落后
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把干部人事檔案中的手寫文字信息電腦化、數(shù)字化；二是要把數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)化,要能實現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前,干部人事檔案管理系統(tǒng)計算機信息軟件在高校所發(fā)揮的作用程度比較低，全省沒有統(tǒng)一的干部人事檔案管理軟件系統(tǒng)。目前多數(shù)高校人事檔案管理工作仍停留在原始的管理方式上，靠手工檢索，人工管理，工作量大、效率低下、準確性差，“保管型”的管檔方式仍占據(jù)主要地位，沒有很好地利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段，這在一定程度上制約著高校檔案管理工作的進一步發(fā)展，使干部人事檔案工作和服務(wù)處于被動狀態(tài)。
1、3干部人事檔案材料的整理面臨標準化
中共中央組織部、國家檔案局下發(fā)的《干部檔案工作條例》中第五章第二十六條指出“干部檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復(fù)寫紙書寫�！痹凇陡刹繖n案的整理工作細則》第二章第四條規(guī)定: 整理干部檔案, 須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。第六章第二十條規(guī)定: 對超出16 開規(guī)格的檔案材料, 在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下, 可酌情進行剪裁; 不能剪裁的材料, 須進行折疊。折疊時, 要根據(jù)材料的具體情況, 采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。折后的檔案材料, 要保持整個案卷的平整, 文字、照片不得損壞, 便于展開閱讀全國干部人事檔案都是按此標準整理的。而根據(jù)國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》的規(guī)定, 多年來為人們所熟悉的16 開規(guī)格的公文紙將被國際統(tǒng)一尺寸的A4 型紙所取代。這意味著, 在將來收集的各種人事檔案材料中, 超出16 開規(guī)格的人事檔案材料將不再是寥若晨星。如果繼續(xù)按照現(xiàn)行的規(guī)定來整理此種材料的話, 將大大增加整理人員的難度。A4 型紙增加到一定的程度, 即使是裝訂技術(shù)再精煉的高手, 橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊得再好, 也不可能做到保持整個案卷的平整。 這樣新形成的干部人事檔案材料無法和原來的檔案材料編訂一起, 給檔案材料的整理帶來了新的問題。
1、4檔案管理人員數(shù)不足, 專業(yè)水平不高
中共中央組織部、國家檔案局下發(fā)的《干部檔案工作條例》中指出“每管理一千卷檔案需配備一名專職干部，有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的單位，要配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員�！苯鼛啄晡覈叩冉逃�(guī)模不斷擴大,高校的教職工數(shù)量也有明顯的增加, 干部人事檔案庫藏量快速增長, 個人材料進檔頻繁,檔案信息不斷豐富, 尤其是高校研究生學(xué)歷、碩士博士學(xué)位的人才不斷涌進, 一方面增加檔案管理工作任務(wù), 另一方面提高了檔案管理人員鑒別、管理工作的難度。 而許多院校的檔案管理人員卻沒有增加, 檔案室一般只有一名工作者，管檔案卷數(shù)都在兩三千卷以上。有的院校還沒有專職檔案管理人員，管理人員整天忙于應(yīng)付日常管理事務(wù), 沒有學(xué)習時間。 只起到了保管員的作用。有的學(xué)校，將檔案管理工作作為富余人員的臨時安置站加之隨著我國事業(yè)單位人事制度改革的深入, 聘任制、競爭上崗、人事代理等新的用人機制的實行, 使一些院校的檔案管理人員的流動性較大,檔案管理人員隊伍極不穩(wěn)定。諸此種種, 嚴重制約著高校干部人事檔案管理水平的提高, 不利于干部人事檔案管理工作的發(fā)展。
2、解決高校干部人事檔案管理中問題的對策
2、1以人為本，共建和諧社會
人事檔案有兩個非常重要的基本功能! 第一，人事檔案信息源，是社會眾多信息的組成部分，是個人不同歷史時期原始材料的積累，是對個人歷史忠實完整的記錄，可以為當事人出具具有法律效力的第三方證明。第二，人事檔案是個人信用檔案的一部分，對當事人起到規(guī)范行為的作用。應(yīng)該讓所有人知道他的所作所為可能對他今后無論在工作上還是在個人信用上產(chǎn)生影響，他要對自己的行為付出一定的代價。如何更好地留住人才,穩(wěn)定人心,在人事管理工作中需要傾注人本關(guān)懷. 人往高處走,每個人都在走著屬于自己的路,都有自己更高的目標與追求,人才的合理流動,對于整個社會是資源的優(yōu)化配置與利用,是個人實現(xiàn)自我價值,人盡其才的有效途徑. 干部人事檔案管理也應(yīng)從控制性管理向服務(wù)性管理轉(zhuǎn)變。表面上，“棄檔”現(xiàn)象反映了這些人對人事檔案的無所謂，實際上，它反映了在人力資源配置上市場規(guī)則與行政力量之間的沖撞，對改進和完善檔案管理制度提出了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)人事檔案工作制度面臨著與時俱進、創(chuàng)新提高、適應(yīng)時代潮流的新課題——轉(zhuǎn)變觀念，由控制性管理轉(zhuǎn)向服務(wù)性管理。弱化和淡化其對人們自由流動所起的種種限制和束縛，簡化轉(zhuǎn)遞手續(xù)，提高效率。
2、2更新思想觀念，逐步實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理
提高管理手段如何將紙質(zhì)檔案信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)的信息庫? 現(xiàn)代化管理是關(guān)鍵。開發(fā)干部人事檔案信息, 必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的保守人事檔案管理觀念, 改變重管輕用的思想。檔案管理人員要從傳統(tǒng)管理模式中解放出來,努力學(xué)習檔案專業(yè)知識和現(xiàn)代化管理技術(shù), 不斷更新、補充新知識, 逐步掌握計算機操作和軟件系統(tǒng)管理,與時代共命脈, 與社會同發(fā)展。同時要提高信息開發(fā)質(zhì)量，高校組織、人事部門利用人事檔案, 獲取信息一般側(cè)重出生時間、工作時間、學(xué)業(yè)、能力和業(yè)績, 針對這些特點, 高校建信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)注意以下幾個問題。第一, 提高信息的準確率。建立信息數(shù)據(jù)庫之前,必須認真分析、慎重鑒定每一份干部人事檔案信息的真實性、合理性, 必須遵守檔案信息的機密性、完整性、動態(tài)性的特點, 結(jié)合高校組織、人事部門的特色, 達到科學(xué)、安全開發(fā)信息資源的效果。第二, 掌握檔案利用率。建立數(shù)據(jù)庫時, 必須注意干部人事檔案內(nèi)容的重要性程度, 按需采取信息資源, 突出學(xué)歷、學(xué)位及職稱在檔案查閱中利用率高的特點。保證人才信息開發(fā)的實用性和可操作性, 實現(xiàn)科學(xué)管理, 高效服務(wù)的目的。干部人事檔案管理的現(xiàn)代化,高效率已經(jīng)是非�，F(xiàn)實的要求。為了適應(yīng)新時期檔案管理工作的要求,不斷提高對資源的開發(fā)與管理水平,必須建立人事檔案管理信息系統(tǒng),實現(xiàn)個人基本信息的微機檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢,擴大人事檔案信息的內(nèi)涵,實現(xiàn)用現(xiàn)代化手段管理和利用檔案,使之為選才,用才、育才、激才、留才發(fā)揮更大的效益。
2、3分階段實施檔案材料的標準化
采用國際標準是一個大趨勢,目前還處于過渡階段,對于目前大部分材料用A4紙張印制給干部人事檔案的管理帶來不便的問題, 可從以下幾方面予以解決。一是對于近幾年新進的年青教職工,其檔案可全部按A4紙張的規(guī)格進行整理。,二是將A4紙裁為16K紙張規(guī)格（但一定要在不裁掉文字和不影響裝訂的情況下進行）。三是對不能進行裁剪的用A4紙張印制的材料可進行縮印再加蓋紅色印章。四是在制作要歸干部人事檔案材料時，把紙張設(shè)置為16K紙張范圍打印用A4紙張印制存檔材料。
2、4培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理隊伍
第一, 檔案管理人員現(xiàn)代化管理水平提高,首選老師是計算機專業(yè)教師, 借用他們的知識和技術(shù)開發(fā)人事檔案信息資源, 人才緊缺問題可以迎刃而解�，F(xiàn)檔案管理人員大部分同志不會計算機編程，而會計算機編程的同志又不懂檔案管理�？刹扇蓷l途徑: 一是請進來。將計算機專業(yè)老師請進來, 手把手地教計算機操作和軟件管理, 提高檔案管理人員計算機實際操作能力和系統(tǒng)管理檔案能力, 即節(jié)約時間, 又節(jié)約經(jīng)費, 而且有利于長期開展技術(shù)咨詢活動。二是走出檔案室。檔案管理人員也可以抽出時間, 走進高校專業(yè)計算機室學(xué)習, 不懂就問, 做到專題專問, 提高現(xiàn)代化管理水平。第二, 選出計算機能力強的學(xué)生黨員勤工助學(xué), 參加干部人事檔案管理工作, 進行一對一的長期指導(dǎo), 傳授計算機知識, 指導(dǎo)計算機、管理軟件操作。這種方法一方面克服了干部人事檔案管理人手不夠以及經(jīng)費短缺問題,另一方面有助于鍛煉大學(xué)生的實際動手能力和操作能力, 將理論知識與實際操作聯(lián)系起來, 達到學(xué)以致用的效果, 提高檔案管理人員現(xiàn)代化管理知識和技術(shù)的同時, 也為經(jīng)濟貧困學(xué)生提供了勤工助學(xué)機會。真可謂一舉兩得。第三, 提高專職檔案管理人員自身水平。身為高校管理工作者, 在知識豐富和人才集中的高校環(huán)境工作, 有能力和條件提高自身的現(xiàn)代化管理水平。檔案管理工作人員可以不受時間、地點的限制, 不定期向計算機教師請教,關(guān)鍵是檔案管理人員應(yīng)做到不恥下問, 不斷向年輕的教師和學(xué)生學(xué)習, 不斷更新學(xué)習理念和學(xué)習方法, 掌握現(xiàn)代化管理方法和手段, 與時俱進, 提高現(xiàn)代化管理技術(shù), 建立干部人事檔案信息庫, 為組織、人事部門管理、培養(yǎng)、使用人才提供信息。以適應(yīng)新時期我國高等教育事業(yè)的發(fā)展對高校干部人事檔案管理的新要求。在實行聘任制、競爭上崗等人事制度改革的過程中, 注意適當穩(wěn)定檔案管理崗位的人員。如有人員變動, 要及時進行培訓(xùn)學(xué)習，不斷提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。
2009年5月 |
