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歸檔文件整理規(guī)則
DA/T22-2000
（國家檔案局２０００ 年１２ 月６ 日發(fā)布，２００１ 年１ 月１ 日起實施）
1 范圍
本標準規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。
本標準適用于各級機關、團體和其他社會組織。
2 定義
本標準采用下列定義。
2.1 歸檔文件
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
2.2 歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復文可為一件。
3 整理原則
遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
4 質(zhì)量要求
4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。
4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
5 整理方法
5.1 裝訂
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。
5.2 分類
歸檔文件可以采用年度一機構(gòu)(問題)—保管期限或保管期限一年度—機構(gòu)(問題)等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。
5.2.1按年度分類
將文件按其形成年度分類。
5. 2.2按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3 按機構(gòu)(問題)分類
將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類(本項可以視情況予以取舍)。
5.3 排列
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
5.4 編號
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構(gòu)(問題)等選擇項(見圖A1。圖中“*”號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同)
5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如1978。
5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4 件號：文件的排列順序號。
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標注。館編件號按進館要求標注。
5.4.5 機構(gòu)(問題)：作為分類方案類目的機構(gòu)(問題)名稱或規(guī)范化簡稱。
5.5 編目
歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目(見圖A2)。
5.5.1.1 件號：填寫室編件號。
5.5.1.2 責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。
5.5.1.3 文號：文件的發(fā)文字號。
5.5.1.4 題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“〔〕”號。
5.5.1.5 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如19990909。
5.5.1.6 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7 備注：注釋文件需說明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型(長×寬297mm×210mm)。
5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)(問題)等項目(見圖A3)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。
5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
5.6.1 檔案盒
5. 6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為 20mm、30mm、40mm等(見圖A4a)。
5.6.1.2 檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構(gòu)(問題)等選擇項(見圖A4b、A4c。)其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“——”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。
5.6.2 備考表
備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。
5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。
5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。 |
