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歸檔文件整理規(guī) DA/T 22-2000

時(shí)間: 2010-3-12 閱讀 41033 次
 
歸檔文件整理規(guī)則
DA/T22-2000
(國(guó)家檔案局2000 年12 月6 日發(fā)布,2001 年1 月1 日起實(shí)施)
 
1 范圍
    本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。 
    本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。

2 定義
   本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
   2.1 歸檔文件
   立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
  2.2 歸檔文件整理
  將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒,使之有序化的過(guò)程。
   2.3 件
   歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件,來(lái)文與復(fù)文可為一件。

3 整理原則
  遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。

4 質(zhì)量要求
   4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。
   4.2 整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

5 整理方法
   5.1 裝訂
   歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí),正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來(lái)文在后。
   5.2 分類(lèi)
   歸檔文件可以采用年度一機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限或保管期限一年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等方法進(jìn)行分類(lèi)。同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。
  5.2.1按年度分類(lèi)
  將文件按其形成年度分類(lèi)。
  5. 2.2按保管期限分類(lèi)
  將文件按劃定的保管期限分類(lèi)。
  5.2.3 按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)
  將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)(本項(xiàng)可以視情況予以取舍)。
   5.3 排列
   歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi),按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
   5.4 編號(hào)
   歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào),在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng),并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)(見(jiàn)圖A1。圖中“*”號(hào)欄為選擇項(xiàng),不選用時(shí)無(wú)須設(shè)置。以下同)
   5.4.1 全宗號(hào):檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
   5.4.2 年度:文件形成年度,以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,如1978。
   5.4.3 保管期限:歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱(chēng)或代碼。
   5.4.4 件號(hào):文件的排列順序號(hào)。
  件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào),分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為:在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi),按文件排列順序從“1”開(kāi)始標(biāo)注。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。
  5.4.5 機(jī)構(gòu)(問(wèn)題):作為分類(lèi)方案類(lèi)目的機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)名稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。
   5.5 編目
   歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。
   5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目(見(jiàn)圖A2)。
   5.5.1.1 件號(hào):填寫(xiě)室編件號(hào)。
   5.5.1.2 責(zé)任者:制發(fā)文件的組織或個(gè)人,即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。
   5.5.1.3 文號(hào):文件的發(fā)文字號(hào)。
   5.5.1.4 題名:文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的,可自擬標(biāo)題,外加“〔〕”號(hào)。
   5.5.1.5 日期:文件的形成時(shí)間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日,如19990909。
   5.5.1.6 頁(yè)數(shù):每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。
   5.5.1.7 備注:注釋文件需說(shuō)明的情況。
   5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)×寬297mm×210mm)。
   5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱(chēng)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等項(xiàng)目(見(jiàn)圖A3)。其中全宗名稱(chēng)即立檔單位的名稱(chēng),填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。
   5.6 裝盒
   將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒,并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。
  5.6.1 檔案盒
  5. 6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長(zhǎng)×寬),盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為 20mm、30mm、40mm等(見(jiàn)圖A4a)。
   5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同,在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng),并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)(見(jiàn)圖A4b、A4c。)其中,起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào),中間用“——”號(hào)連接;盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào),在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。
  5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。
  5.6.2 備考表
  備考表置于盒內(nèi)文件之后,項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。
   5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明:填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。
  5.6.2.2 整理人:負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。
  5.6.2.3 檢查人:負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。
  5.6.2.4 日期:歸檔文件整理完畢的日期。
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